Система электронного документооборота (СЭД)

В 1995 году в республике начала формироваться инфраструктура системы электронного документооборота (СЭД), которая позволяет вести внутренний документооборот органа исполнительной власти.

Для обеспечения межведомственного взаимодействия органов исполнительной власти Чувашской Республики и органов местного самоуправления, в 2005 году внедрена «Система электронного документооборота Чувашской Республики», позволяющая осуществлять электронное взаимодействие с использованием электронно-цифровой подписи и объединяющая в настоящее время все органы исполнительной власти Чувашской Республики и все органы местного самоуправления в Чувашской Республике вплоть до сельских поселений.

Распоряжением Администрации Президента ЧР от 31.03.2006 № 91 был утвержден «Временный регламент работы с системой электронного документооборота в Администрации Президента Чувашской Республики» и на его основе – в органах исполнительной власти республики, а впоследствии, постановлением Кабинета Министров ЧР от 23.07.2009 № 236 – «Типовой регламент работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики», который был рекомендован к применению и в органах местного самоуправления.

СЭД реализована на основе технологии «клиент-сервер». Сервер СЭД обеспечивает хранение и доступ к данным и реализует необходимую бизнес-логику; клиент - обеспечивает визуализацию интерфейса. Интерфейс Системы реализован на основе Web-технологий. Связь между сервером и клиентом осуществляется через локальную сеть или выделенную линию.

Очередным этапом развития системы электронного документооборота органов власти Чувашской Республики является внедрение информационного ресурса «Народный контроль». Ресурс позволит обеспечить поступление уведомления или жалобы граждан в орган власти, ответственному за рассмотрение, и максимально тесно интегрироваться в существующие процессы по работе с обращениями граждан, принятых в органах исполнительной власти.

В 2018 начата работа по модернизации СЭДа в целях обеспечения соответствия современным тенденциям и необходимым техническим требованиям, таких как:

• обеспечение пользователей удобным и современным инструментом работы с документами;
• реализация возможности полноценного использования электронной подписи в работе с СЭД и поддержка машиночитаемого формата данных;
• минимизация использования бумажных документов;
• стабилизация работы системы, снижение риска внештатных ситуаций;
• переход на использование отечественного ПО, а именно на систему управления базами данных PostgreSQL.

Преимущества нового СЭД

1. Возможность использования полностью безбумажного документооборота.
2. Возможность отправки и получения документов по МЭДО с федеральными органами власти.
3. Централизованная СУБД и единый интерфейс для всех организаций, использующих обновленную СЭД. Во-первых, это обеспечивает унификацию и стандартизацию документов. Единообразие состава и форм документов, а также единые принятые нормы и правила, предъявляемые к документам, позволяют упорядочить и оптимизировать процесс по их обработке, учету и хранению и ускорить обмен деловой информацией. Во-вторых, позволяет более полно и оперативно осуществлять техническую поддержку пользователей.
4. Мгновенная передача документов с возможностью отслеживания даты и времени фактической отправки и доставки документа адресату.
5. Оперативное оповещение руководителя организации с использованием системы уведомлений о готовности проекта документа к подписанию, оповещение сотрудника о том, что документ подписан.
6. Персонифицированная ответственность за поручения.